TABLA DE CONTENIDOS

• Introducción
• Registro de aceptación de políticas y consentimientos
• ¿Dónde se muestra esta información?
• ¿Dónde queda el registro de las aceptaciones?
• ¿Cómo cambia un usuario su aceptación de condiciones?

Introducción

Si bien el Campus Educativa requiere solo datos básicos de los usuarios para su correcto funcionamiento: Nombre, Apellidos, email; la normativa legal exige que se le informe a los usuarios acerca de la Política de Privacidad y de los Términos y Condiciones, sobre los cuales debe confirmar su aceptación, así como debe confirmar los Consentimientos correspondientes, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, en adelante, RGPD, y la Ley Orgánica 3, de 5 de diciembre de 2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Asumimos que cuando los datos de los alumnos son recogidos mediante los sistemas de gestión de la organización al momento de su matriculación, el procedimiento incluye la confirmación de la aceptación de todo lo anteriormente mencionado, sea por medio de formularios en papel como electrónicos. De este modo, cuando los datos de los alumnos son incorporados al Campus a través de la matriculación por parte de un Administrador de la plataforma, por los procedimientos habituales, la organización ya cuenta con dichas aceptaciones y las ha registrado de alguna manera.

Sin embargo, esto no ocurre cuando los alumnos utilizan el CATÁLOGO del Campus para auto-matricularse en una oferta formativa que hace la organización. En tal caso los alumnos acceden a una oferta de cursos (gratuitos o de pago) y para matricularse en los mismos deben llenar un formulario con sus datos.  En ese momento se debe ofrecer la Información Básica de Protección de Datos, y recoger y registrar su aceptación y consentimientos.

Para gestionar este procedimiento se dispone de un sistema externo en el que debe configurarse la información a mostrar, la vinculación con la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones, así como los Consentimientos que se van a solicitar..

Registro de aceptación de políticas y consentimientos

Este sistema tiene su propia pantalla de login para que solamente el administrador entre a gestionar el sistema. 

Cada cliente de Campus tiene su propia URL.

Una vez dentro del sistema, es necesario completar todos los campos que personalizan la información de Mi empresa.

Es posible aplicar el favicon y el logotipo de cada organización, o puede dejarse los que vienen por defecto.

Es necesario completar los campos de las distintas URLs y los que corresponden a la Información Básica de Protección de Datos.

Una vez que se han completado esos datos, deben completarse hasta cinco Consentimientos a los que se solicitará su aceptación o no aceptación. Todo ello quedará registrado.

Todos los campos de texto disponen de herramientas para aplicar negritas, cursivas y enlaces.

Al finalizar la personalización, o luego de hacer cambios, no debe olvidar Guardar los cambios.

Educativa no suministra la información a completar en cada uno de estos campos, el contenido de los mismos debe ser decidido por cada organización con arreglo a su propia documentación en cumplimiento de la legislación, o con el asesoramiento de su DPO, Delegado de Protección de Datos, o servicio jurídico.

¿Dónde se muestra esta información?

Cuando un usuario llega al Campus y no tiene un usuario registrado, puede acceder al catálogo, sin hacer un login en la plataforma

Al entrar al CATÁLOGO, podrá ver la oferta de cursos que la organización pone disposición del público para auto-matricularse. Para ello ofrece mostrar la ficha de cada curso, así como el formulario correspondiente.

En caso de que tras la lectura de la ficha el curso sea de interés (tanto sea gratuito como de pago) se le ofrece la opción de INSCRIBIR, tras lo cual se le mostrará la opción de CREAR USUARIO (ya que hasta ese momento no dispone de un usuario registrado).

Es en ese momento cuando el usuario tendrá disponible el formulario de auto-inscripción para poder insertar sus datos personales.

Este formulario mostrará bajo los campos a rellenar, la información que se ha completado en relación a los requisitos de la LOPD.

Una vez que el usuario acepta el envío del formulario, se mostrará el aviso correspondiente a la modalidad elegida para esa oferta, pudiendo ser admitido de manera automática, o requerir la confirmación de un Administrador.

Si el proceso requiere de la admisión por el Administrador, ello se realiza como es habitual, desde la administración del Campus, en la pestaña Catálogo, opción Autoinscripciones / Admitir.

¿Dónde queda el registro de las aceptaciones?

Desde la administración del sistema, en la opción USUARIOS, se tiene la información de lo que se ha registrado, mostrando la fecha de la aceptación (y de la última modificación, si la hubo), el email del usuario, su nombre y apellidos, y la aceptación correspondiente (y vigente) de los consentimientos.

A este listado de registros es posible aplicar filtros, eligiendo por ejemplo uno o más consentimientos que hubieran sido aceptados.

Así como también indicando uno o más consentimientos que NO fueron aceptados.

El listado variará mostrando los registros que cumplen con el filtro indicado.

Esto resulta útil por ejemplo para obtener un listado de quienes han aceptado el envío de ofertas de nuevos cursos, o por el contrario, hacer un listado de aquellos usuarios que NO aceptan que se le envíen nuevas ofertas.

Incluso es posible aplicar dichos filtros en un rango de fechas, para filtrar a los usuarios que han aceptado o no uno o más consentimientos, en ese lapso de tiempo.

Estos listados obtenidos, pueden ser exportados en formato XLS, descargando el archivo.

Si algún usuario realiza una modificación en su aceptación de Condiciones, esto se mostrará en el listado indicando la fecha de la última modificación, y la combinación vigente de su aceptación de consentimientos.

La plantilla se descarga y puede ser completada con todos los datos disponibles, en el orden establecido en el archivo TEMPLATE.CSV.

¿Cómo cambia un usuario su aceptación de condiciones?